5 consejos para elegir un software de gestión para tu box

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Llevar un box de crossfit no es tarea sencilla. Tienes que gestionar las clases, atender a los usuarios, llevar la contabilidad. Y si encima eres coach, dar las clases, llevar la programación de los WOD, preparar los atletas para competiciones… y un largo etcétera. Resulta abrumador, seas propietario recién llegado o coach y dueño de un box confirmado. Tarde o temprano, te enfrentas a una pregunta: ¿cómo puedo gestionar mi box sin que me quite horas en mi día?

La mejor solución es elegir un software integral de gestión y de reservas. Te permite llevar las finanzas, las clases y las reservas desde un mismo sitio. A día de hoy, existen un montón de programas de este tipo en el mercado y puede ser difícil elegir, no solo uno, sino el correcto. Por eso, te queremos dar 5 consejos para elegir el software de gestión más adecuado para tu box.

Consejo 1: Elige un software especializado en entrenamiento funcional desde la apertura de tu box

Puede que, en un principio, solo necesites un programa de reservas que te ayude a llevar un cierto control de las inscripciones, cancelaciones, listas de espera a las clases que ofreces en el box. Con el tiempo, te das cuenta de que no sería mala idea compartir con las personas inscritas el WOD de esos días. También piensas que sería interesante que tus atletas apuntes sus resultados y tener un ranking del box siempre actualizado. Y el día que quieres montar una competición, ya te gustaría llevar las inscripciones, la publicación de WOD clasificatorios y el ranking de la competición desde ese mismo software.

Tarde o temprano, un software de reservas no especializado en crossfit se te quedará pequeño. Lo que en un principio parecía una buena idea para empezar, a la larga puede convertirse en una pérdida de tiempo. Volvemos a la casilla de inicio: buscar un software más adaptado, elegir uno que tenga una buena relación calidad/precio y, sobre todo, que cumple con estos nuevos requisitos y que ofrezca beneficios tanto para tu box como para tus socios.

Una vez elegido un software de gestión y de reservas especializado en crossfit, toca migrar tu base de datos, tu programación, tu historial y aprender a usar una nueva herramienta. Si llevas ya un año abierto y te va bien la cosa, seguro que tendrás que dedicar horas extra para la formación, familiarizarte con el nuevo software y luego, enseñar a tus compañeros y socios a usar la nueva herramienta. Un mes de caos en el box que a lo mejor no estás dispuesto a vivir como consecuencia de una decisión inicial no tan acertada.

Por tanto, el consejo nº1 es elegir desde el comienzo de tu aventura un software especializado en tu sector de actividad y con prestaciones integrales que abarquen no solo las reservas, también la programación de entrenamientos, la gestión de tus socios y la gestión financiera. A largo plazo, ahorrás tiempo y dinero.

Consejo 2: Escoge un software que tenga una aplicación para móvil y tablet

Algunas soluciones argumentan que su software es responsive y que se puede acceder desde el navegador de un smarthphone. ¿Y la aplicación móvil? ¿Dónde está? Parece mentira que, hoy en día, softwares de gestión en la nube no tengan una versión para dispositivos móviles. Pero, ocurre.

Por tanto, el segundo consejo es escoger un software de gestión y reservas especializado en crossfit que incluya una versión para dispositivos móviles. La app será muy útil y cómoda para tus socios que solamente tienen que abrir la app para reservar, cancelar, consultar sus datos o ponerse en contacto contigo. Y si puedes personalizar la app con tu logo y tus colores, ya verás como se sentirán orgullosos de llevar tus colores en su móvil.

Una versión móvil de un software de gestión en formato app no es un extra, es una herramienta muy importante para darle valor a tu negocio y crear comunidad en el box. Por otro lado, para los head coaches y propietarios, una aplicación móvil del software de gestión y reservas es un aliado para estar al tanto de lo ocurre en el box, estés donde estés.

Consejo 3: Que ofrezca un diario de entrenamiento

Tú sabes mas que nadie lo importante que es apuntar tus RM, tus tiempos y demás resultados en los WOD para conocer tu rendimiento, tus progresos y, sobre todo, para motivarte a seguir entrenando duro. Por eso, muchos atletas llevan un diario de entrenamiento en un cuaderno o en un documento en el ordenador. Otros, prefieren aplicaciones móviles para seguir el rastro de sus progresos y consultar fácilmente los máximos para entrenar al 60% o al 80%. Vista la importancia del diario de entrenamiento, ¿no sería mejor proponer un WodBook a tus atletas?

Por eso, el tercer consejo para elegir un software de gestión para tu box es comprobar si incluye un diario de entrenos entre sus funcionalidades. ¿Qué ventajas tiene el WodBook?

  • Guardar un registro de los WOD
  • Permitir a los atletas apuntar sus resultados y ver sus progresos
  • Crear WOD especiales para formaciones, eventos, etc.
  • Hacer un seguimiento de tus atletas y proponerles ejercicios complementarios que les ayudarán a mejorar
Y sobre todo, te ayudará a fomentar el sentimiento de comunidad dentro y fuera del box.

Consejo 4: Comprueba que el software cumple con las normas españolas de facturación

¿Sabes cuál es la diferencia entre ticket y factura simplificada? El reglamento de facturación indica que las facturas simplificadas reemplazan los tickets para cumplir con las obligaciones fiscales de la normativa en vigor desde 2013. Si todavía estás emitiendo tickets en vez de facturas simplificadas, ten en cuenta que Hacienda se está poniendo muy en serio con este tema y ya ha penalizado a varios gimnasios y centros deportivos que no cumplían con la normativa.

Si quieres evitar multas y, sobre todo pasar mal rato, comprueba que el apartado financiero de tu software de gestión y reservas cumple con las normas española de facturación.

Consejo 5: Asegúrate de que los servidores del software de gestión estén en la Unión Europea

Puede que nunca te hayas planteado está cuestión o que te parezca de poca importancia, pero la tiene dos razones: para la protección de tus datos como cliente de un empresa y para la de tus socios como usuarios del software.

En efecto, los productos y servicios SaaS (Software as a Service) cuyos servidores no están en la Unión Europea tienen que cumplir con la normativa del Safe Harbour definida por el Privacy Shield, una normativa internacional que protege la privacidad de los datos de usuarios europeas almacenados en servidores fuera del la UE. No obstante, desde 2015, el Safe Harbour ha sido suspendido en varias ocasiones por incumplimiento de la normativa, según la Comisión Europea.

Dadas las circunstancias, es más que recomendable elegir un software cuyos servidores se encuentran dentro de la Unión Europea.

Si sigues estos 5 consejos para elegir un software de gestión para tu box de crossfit, seguro que ahorrarás en disgustos, tiempo y dinero. Y Burpees puede ayudarte.

Te invitamos a contactarnos para saber más sobre el software de gestión y reservas Burpees. Pide una demo gratis y sin compromiso y comprueba por ti mismo si Burpees es la mejor solución para tu box de crossfit y entrenamiento funcional.

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